Řízení dokumentů externího původu

Řízení dokumentů externího původu

Dokumenty externího původu pro oblast technické normalizace a oblast řízení jakosti jsou: technické normy:

• ISO, EN, ČSN, ČSN EN, DIN, BS atd. tj. normy mezinárodní, národní včetně národních norem , které přejali normy EN ISO či EN ISO
• podnikové normy, materiálové listy a další formy technických specifikací dodavatelů, odběratelů a vlastní organizace (pozn. zejména v případech, kdy je dohodnuto, že podle těchto technických specifikací bude postupováno při nákupu či prodeji (zpravidla ve smlouvě či objednávce).

právní předpisy vztahující se k:

• obecně k obchodnímu styku
• ke značení výrobků
• k metrologii
• k hygienickým požadavkům
• k požadavkům k bezpečnosti výrobků
• k dalším oblastem, např. problematice obalů, odpadů atd.

Pozn. Je účelné do řízení dokumentů zahrnout další právní předpisy i mimo technickou normalizaci a řízení jakosti.

Cíl řízení dokumentů

Cílem řízení dokumentů je zajistit aby:

• v organizaci bylo aktuální znění dokumentů
• aktuální dokument měl k dispozici pracovník, který podle něj musí postupovat

Toto není jednorázová záležitost, musí fungovat průběžně, tj. musí být zajištěno změnové řízení. Pro zajištění těchto cílů je nutné stanovit:

• dokumenty, které budou řízeny – tj. dokumenty externího původu, které organizace využívá
• pracovníky, funkce či útvary, které jednotlivé dokumenty využívají
• pracovníky či funkce, které budou zajišťovat:
• sledování novinek v dané oblasti (nové normy, změny norem, zrušení norem, nové zákony, vyhlášky jejich změny atd.)
• nákup – pořízení dokumentu a zajištění, že se tento dokument dostane k příslušnému pracovníkovi a ten vezme na vědomí, že podle něj má postupovat
• stažení neplatného dokumentu a v případě archivace označení neplatného dokumentu
  Pozn.: v případě technických norem lze na základě dohody s dodavatelem či odběratelem postupovat i podle starších vydání norem. V tomto případě je nutno dokument příslušným způsobem označit (jedná se o dokument překonaný, ale pro daný případ je nadále platný)
• archivaci neplatných dokumentů, pokud je potřeba neplatný dokument archivovat, neplatný dokument označit jako neplatný, nahrazený atp., aby nedošlo k jeho nezáměrnému použití.

Možnosti řešení

1. krok: určení dokumentů, které budou řízeny
2. krok: určení pracovníků, kteří budou řízení dokumentů zajišťovat (zpravidla se na řízení bude podílet více pracovníků – podle typu dokumentu)
3. krok: určení pracovníků, funkcí, pracovišť a dokumentů, které pro svoji práci potřebují

Příklady řešení k jednotlivým druhům dokumentů

Technické normy:

• ČSN: určený pracovník sleduje:
  • Věstník ÚNMZ (měsíčně)
  • stránky www.csni.cz

  Při zjištění normy, která se organizace týká, ji zajistí a předá příslušnému pracovníkovi, pracovišti, případný starý dokument stáhne, archivovaný výtisk označí

  O normách je veden seznam s údaji:
  • označení normy
  • název normy
  • datum vydání
  • rozdělovník
  • případně další údaje, které jsou v dané organizaci vhodné
• PN: určený pracovník
  • při uzavírání smluvního vztahu si vyžádá PN (případně jinou formu technické specifikace – např. materiálový list) k výrobku, který je předmětem smlouvy
  • ve stanovených intervalech provede revizi aktuálnosti – tj. vyžádá si od smluvního partnera informace o aktuálnosti PN (pokud tyto informace neposkytne smluvní partner ze své iniciativy)
  O těchto PN je veden seznam s údaji:
  • označení normy
  • název normy
  • kdo normu vydal
  • datum vydání
  • rozdělovník
  • případně další údaje, které jsou v dané organizaci vhodné
• právní předpisy (zákony, vyhlášky, nařízení vlády): určený pracovník sleduje:
  • Sbírku předpisů České republiky (Sbírku zákonů České republiky)
  • informace od smluvního poskytovatele této služby (TZÚ)
  • Sbírku předpisů na WWW stránkách (placený přístup)
  Při zjištění normy, která se organizace týká ji zajistí a předá příslušnému pracovníkovi, pracovišti, případný starý dokument stáhne, archivovaný výtisk označí O těchto právních předpisech veden seznam s údaji:
  • označení předpisu
  • název předpisu
  • datum vydání, platnosti
  • změny, doplňky atd.
  • rozdělovník
  • případně další údaje, které jsou v dané organizaci vhodné