Obecné zásady při tvorbě obchodních písemností

Obecné zásady jsou sestaveny heslovitě a stručně tak, aby obsáhly nejdůležitější informace, ze kterých je třeba vždy vycházet.

• Odeslaná obchodní písemnost je zároveň určitou prezentací firmy. Dopisy píšeme na nepoužitý čistý papír, nepokrčený, ani jiným způsobem neznehodnocený. Každý, kdo sestaví a napíše konkrétní písemnost, je za ni zároveň odpovědný, jak po stránce stylistické, tak obsahové.
• Na obdržené písemnosti jsme povinni odpovědět, obecně dodržovaná lhůta je 14 dní. Musíme si zvyknout odpovídat na každou písemnost, nikdy totiž nevíme, jestli v budoucnu nebudeme potřebovat odesílatele dopisu, na který jsme nereagovali.
• V jedné písemnosti řešíme pouze jednu záležitost. Pokud bychom se věnovali více problémům v jedné písemnosti, může dojít ke zmatení a různým nepřesnostem na straně příjemce. Jednotlivé úkoly řešené v jedné písemnosti dostane k vyřízení více pracovníků, bylo by nutno pořídit kopie, čímž dochází k nežádoucímu rozšíření a předání informací.
• Z psychologického hlediska si musíme uvědomit, že písemnost zapůsobí na adresáta tak, jak je sestavená, při čtení nebude mít jiné informace, než jaké mu podává písemnost. Písemnost musí být tedy sepsána zdvořile. Ani nepříjemnost, která nám byla způsobena, nás nesmí strhnout k hrubé, nespisovné formulaci. Dopis napíšeme důrazně a jednoznačně vyjádříme své stanovisko. Nezanedbatelnou okolností je naše snaha ovlivnit příjemce v náš prospěch, tedy příjemně naladit naším dopisem. Své myšlenky a stanoviska udáváme jasně a srozumitelně, vyhýbáme se nejasným formulacím, která by mohla být vykládána nejednoznačně.
• Sestavenou a odeslanou písemnost již nemůžeme vzít zpátky, proto raději dvakrát zvažujeme, než ji sepíšeme.
• Sloh obchodní písemnosti ukazuje na stylistickou vyspělost pisatele. Snažíme se výstižně a přitom stručně vyjadřovat myšlenky. Dlouhý a rozvláčný dopis příjemce nedočte pozorně, neboť časový limit je podstatný pro každého dobrého podnikatele. Aby naše písemnost byla správná, musíme mít na zřeteli:
• stručnost – několikastránkové dopisy jsou postrachem u příjemců, mnohdy se vytratí hlavní myšlenka. Dopis musí nezasvěceného člověka informovat bez nejasností.
• přirozenost – sloh dopisu odpovídá době, ve které žijeme. Jakékoliv nepřirozené formulace v písemném projevu působí rušivě.
• pravdivost – uváděné argumenty musí mít reálný podklad, pokud informujeme nepravdivě, ztratíme důvěru u našich obchodních partnerů.
• přehlednost – jednotlivé myšlenky řadíme do odstavců, které od sebe oddělujeme tak, abychom začali úvodem, popsali situaci a ukončili závěrem. Písemnost musí být touto přehlednou osnovou srozumitelná.
• Než napíšeme písemnost a odešleme ji, postupujeme podle těchto zásad:
• seznámíme se s informacemi, týkajícími se odesílané písemnosti (došlá korespondence, záznamy z jednání, literatura, připomínky a poznatky jiných pracovníků)
• promyslíme obsah písemnosti a seřadíme ji do logických celků
• rozhodneme o použitém formátu pro písemnost, množství vyhotovených kopií, kdo má pravomoc tuto písemnost podepsat za firmu
• Na vyhotovenou písemnost, po závěrečné frázi, musí být otisknuto oficiální razítko. Pod razítkem je vyhrazen prostor pro vlastnoruční podpis a pod ním je předepsáno strojem jméno, příjmení a funkce oprávněné osoby (viz ČSN 01 6910) .
  V případě, že na písemnost dáváme kulaté razítko se státním znakem, je toto umístěno doprostřed písemnosti. Pozor na geometrii znaku!
  V žádném případě se nepodepisujeme přes razítko (způsobí to nečitelnost razítka i podpisu.
• Obchodní dopisy se píší na tzv. memorandum, tedy papír s předtištěným záhlavím, kde jsou základní firemní údaje. Podnikatel je povinen dle § 13a Obchodního zákoníku, tzv. obchodní listiny, uvádět na všech obchodních písemnostech následující údaje: název firmy včetně právní formy, sídlo, IČO a osoby, které jsou zapsané v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci, uvádí rovněž údaj o tomto zápisu, vč. spisové značky. Podnikatel tyto povinné údaje může doplnit libovolně o další, např. DIČ, bankovní spojení, telefon, e-mail apod.
• Promyšlenou písemnost sepíšeme a pozorně ji pročteme, opravíme případné nepřesnosti, chyby. Pokud píšeme písemnost závažného druhu, je vhodné ji nechat "odpočinout" do dalšího dne a znovu projít. Někdy upravíme písemnost vhodnějším (výraznějším) způsobem.
• Důležité písemnosti zasíláme zásadně doporučeně, máme tedy doklad, že dopis byl odeslán a kdy byl odeslán. Písemnost lze zaslat přímo do vlastních rukou (soudy, úřady). Ostatní písemnosti zasíláme obyčejnou poštou. Od odeslané písemnosti máme vždy uschovanou kopii pro vlastní potřebu.
• V případě, že vyhotovujeme písemnost, u které předpokládáme, že bude podepsána dvěmi osobami, uvádíme na stranu levou jméno a funkci osoby výše funkčně postavené, na stranu pravou jméno a funkci pracovníka podřízeného. Pokud písemnost má podepsat více osob, uvádíme je v abecedním pořádku do sloupce.
• Není vhodné v adrese uvádět pouze název firmy a sídlo, neboť se může stát, že písemnost projde přes více pracovníků, než ji obdrží konkrétní příjemce, a tím dochází k úniku informací i celkovému zpoždění přijetí písemnosti. Uvádíme vždy jméno a funkci příjemce, neboť většinou již víme, s kým jednáme.