Hospodaříme s časem

Na nedostatek času platí jednoznačně jeho organizování. Můžete mi věřit, že až polovina vašeho pracovního času je vynaložena naprosto neúčelně. Znamená to, že tento druh stresu by vás vůbec nemusel ohrožovat, budete-li mít svůj časový plán a budete-li se jím řídit.

Frank Bettger si jednou udělal statistiku a s překvapením zjistil, že pouhým naplánováním dostatečného počtu schůzek lze zajistit, že část z nich bude vždy úspěšná. Další poznatek zněl, že jen dodržování naplánovaných jednání vede prodejce k disciplíně a zájmu o výsledek. Jakmile přestal plnění svého plánu sledovat, úspěšnost poklesla. Nedokazujte tedy sami sobě, že plánování je zastaralé a nemoderní. Není to pravda. Naše civilizace se bez organizování neobejde a čím lépe svůj čas řídíte, tím lépe pro vás.

Základem plánování času je samozřejmě vhodný diář, ve kterém si lze stanovit úkoly v období měsíce, týdne a jednotlivých dnů. Nezapomeňte na to, že ve vašem diáři musí být na první pohled vidět, které úkoly měly být splněny a nejsou! Systémy, kde musíte dlouho hledat, než najdete nějaký zapomenutý úkol, jsou k ničemu.

Je možno si samozřejmě vybrat z nabídky elektronických i papírových diářů. Pamatujte však na jednu podstatnou zásadu -- tyto údaje musí být přenosné. Sebelepší elektronický diář vám není k ničemu v okamžiku, kdy si potřebujete v kanceláři u zákazníka ověřit volný termín. A vést si vše dvakrát -- na počítači a na papíru -- to není zrovna nejlepším způsob, jak spořit čas.

Než ale začnete zaznamenávat své úkoly do diáře, je zapotřebí se na ně pořádně podívat. Co splníte dříve, úkol podepsat smlouvu na milion korun nebo úkol dát zimní kabát do čistírny? Zvláště když je začátek léta? Důležitost úkolů -- jak je vidět -- není tedy stejná. Jsou úkoly, kterým je třeba se věnovat přednostně, a potom věci, které klidně chvíli počkají. Kdybyste se snažili všechny plnit najednou a hned, pravděpodobně nesplníte pořádně ani jeden a časový stres bude vaším denním průvodcem. Rozdělte si tedy úkoly přinejmenším na tři "hromádky". Na té první bude několik povinností, vyžadujících neprodlené splnění. Na druhé, největší, úkoly příštího dne nebo týdne. A na té třetí pak věci, které příliš nespěchají a nebo není zapotřebí jim teď hned přidělit nějaký konkrétní termín.

Nyní, když máte úkoly pěkně rozděleny a zapsány, můžete se pustit do práce. Ale ouha! Sotva jste začali, zvoní telefon, kolega nebo kolegyně z vedlejší kanceláře si k vám přijde vypít kávu, potom šéf svolá nenadálou poradu, na které dostanete nový důležitý úkol… Faktorů, které se vás budou snažit svést z nastoupené cesty, je hodně. Dají se ale zvládnout.

Pokud jde o telefony, první rada zní: Oznamte svým zákazníkům, kdy vás zcela jistě zastihnou na telefonu. Neříkejte jim ale, že je to kvůli vašemu času, na to by jistě nemuseli slyšet (Co je jim, konec konců, do vašeho času!), ale kvůli nim. Nechtějí přece telefonovat několikrát zbytečně a vy jste velmi zaměstnaný člověk! Tak tedy, třeba mezi osmou a devátou hodinou vás zcela jistě zastihnou na pevné lince.

Máte ale ještě mobilní telefon. Jsou dokonce lidé, kteří jsou schopni se podivovat, že vám volali v deset večer a vy už jste měli na telefonu jen záznamník. A jak si, ksakru, můžete dovolit ho mít vypnutý v deset hodin dopoledne? Inu, můžete. Neznám nic horšího a otravnějšího, než když při jednání nebo poradě zazvoní někomu v kapse mobilní telefon. Nebo když mě vyruší ze soustředěné práce. Neexistuje žádná povinnost brát telefony, ledaže jste volajícího sami vyzvali, aby vám zavolal. Ve všech ostatních případech záleží na vaší vůli, zda hovor přijmete. Pokud ne, pak je tu ještě záznamník a číslo volajícího v paměti, případně SMS zprávy, abyste mohli později odpovědět. Většina telefonů má také možnost nastavit si pro určité období zeď, kterou projdou jen ti nejdůležitější.

Nebojte se, že zákazníci, kteří se nedovolají, vám to budou mít příliš za zlé. Pokud si s nimi dohodnete doby a na případné nutné a mimořádné vzkazy na záznamníku rychle zareagujete, určitě se na vás nebudou zlobit. I do jejich časového rozvrhu totiž vnesete větší pořádek.

Pokud máte k dispozici sekretariát, spojovatelky nebo administrativní pracovníky, dohodněte si s nimi pravidla přepojování telefonů. To znamená, že mimo vymezenou dobu vám předají jen V.I.P., tedy ty nejdůležitější a očekávané.

Měl bych se zastavit ještě u jednoho detailu. Pokud za vás někdo vezme telefon v době vaší nepřítomnosti nebo zaneprázdněnosti, ať zákazníkovi nesděluje, že "Za půl hodiny tu bude" nebo "Zítra ho tu určitě zastihnete". V prvním případě bude zákazník volat přesně za třicet minut a běda, opozdíte-li se. V případě druhém pak může zavolat kdykoliv mezi šestou hodinou ranní a desátou večerní. Daleko lepší tedy bude, když zákazník dostane asi takovou informaci: "Můžete zatelefonovat zítra mezi osmou a devátou hodinou ráno? Vyřídím, že budete určitě volat."

Velkým žroutem času jsou také neohlášené a neplánované návštěvy. Pokud jde o vás, měli byste důsledně dbát na to, aby k vám nemohl vpadnout kdokoli kdykoli.

Pracoval jsem nějaký čas v realitní firmě, která spravovala stovky bytů. Nový šéf se rozhodl, že zavede neomezený přístup nájemců bytů do jeho kanceláře. Zrušil sekretariát a nechal vysadit dveře. Za rok se zhroutil.

V mnoha podnicích se ještě vrátní neptají, zda je návštěva ohlášená, ale rovnou ji pošlou dále. Pokud je to i váš případ, domluvte si změnu pravidel. Seznam ohlášených návštěvníků bude každý den ráno na recepci (nejlépe přes intranet), u návštěv neohlášených bude zajištěno, že se dál jak na vrátnici nebo recepci nedostanou. Ani oznamování takových nečekaných návštěvníků telefonem není vhodné -- proč, to už víte.

Především byste ale měli udělat vše pro to, aby vaši zákazníci tyto zásady znali. A také je nenuťte k takovým přepadovým návštěvám tím, že vás už týden nemohou po telefonu sehnat.

Pak je tu ještě druhá strana mince -- vaše neohlášené návštěvy u zákazníků. Mám mnoho dobrých důvodů tvrdit, že správný obchodník nepřichází neohlášen. Více si o nich povíme v kapitole pojednávající o přípravě obchodního jednání. Teď uvedu jen jeden důvod, a tím je samozřejmě úspora času. Pokud jedete k zákazníkovi bez ohlášení, může se vám stát, že se bude řídit výše uvedenými zásadami a nepřijme vás. Nebo v tu dobu bude někde úplně jinde. Stačí tři takoví zákazníci a promarnili jste den.

Dobrý obchodník neplánuje jen pracovní dobu, ale také den jako celek. Jednak je třeba vědět, že vaše aktivita a schopnosti nejsou po celý den stejné. Existují období, kdy jste vysoce výkonní, a naproti tomu doby útlumu. I s tím je třeba při plánování času počítat. A pak je tu samozřejmě otázka odpočinku, relaxace. Bez schopnosti dobře si odpočinout nedojdete nikam, pokud ovšem za svůj cíl nepovažujete zhroucení a takzvaný "syndrom vyhoření". Budete-li se po dobrém obědě nutit do práce náročné na soustředění, půjde vám to zřejmě, jak se lidově říká, "jako psovi pastva". Není tedy lepší si chvíli odpočinout, zavřít na moment oči, pohupovat se na židli a nemyslet na nic (nebo myslet na palmy šumící ve větru)? Jen kdyby nebyly ty předsudky vašich nadřízených a kolegů! Dobrý obchodník má ale mít vůli prosazovat potřebné a užitečné, takže nedbejte na úsměšky a udělejte občas něco pro svoje zdraví. Uvolněte se na chvíli nebo naopak procvičte trochu tělo, nejlépe mimo dosah klimatizace, uprostřed zeleně. Stačí chvilka, deset, patnáct minut.

Nezapomeňte také, že i víkendy jsou důležité pro váš odpočinek, a to nemluvím o hlavní dovolené. Slyšeli jste už, že pro pořádný odpočinek potřebujete nejméně dva týdny vcelku? Připomínám to především lidem, kteří si rádi vybírají dovolenou po několika dnech celý rok a pak se diví, že v září jsou na tom s výkonností hůře než před prázdninami.